Was bedeutet die neue Kassenbon-Pflicht für Händler?

von Patricia Lotz

Bild von Steve Buissinne auf Pixabay 

 

Ab dem 01. Januar 2020 tritt das "Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen", kurz Kassengesetz 2020 in Kraft. Dieses schreibt den Händlern vor, ihr Kassensystem mit den neuesten Sicherheitsstandards auszurüsten und jedem Kunden einen Kaufbeleg herauszugeben. Damit will der deutsche Gesetzgeber sicherstellen, dass alle Einnahmen lückenlos dokumentiert werden und dem Finanzamt auf diese Weise keine Steuereinnahmen entgehen können.

Rein rechtlich kann die Ausgabepflicht von Belegen auch ohne ein neues Kassensystem erfüllt werden. Händler, deren Kassensysteme in einem Zeitraum vom 26.11.2010 bis 31.12.2019 angeschafft wurden bzw. werden und nicht mit der neuesten technischen Sicherheitseinrichtungen ausgerüstet werden können, sind von einer Nachrüstungspflicht bis zum 31.12.2022 nur unter den folgenden Voraussetzungen ausgeschlossen:

  • Buchungen werden einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht sowie geordnet aufgezeichnet
  • Eine unveränderliche Speicherung ist beispielsweise mittels interner Festplatte oder SD Karte möglich
  • In einem Zeitraum von zehn Jahren muss jeder Geschäftsvorfall elektronisch erfasst werden, um eine jederzeitige Auslesung zu ermöglichen.
  • Jedes Mal, wenn eine Transaktion erfasst und festgeschrieben wird, muss das System in der Lage sein, sowohl das Datum als auch die Uhrzeit aufzuzeichnen und widerzugegeben
  • Geschäftsvorfälle dürfen weder gelöscht noch unnachvollziehbar verändert werden
  • Die gespeicherten Aufzeichnungen müssen bei einer Betriebsprüfung jederzeit vorgelegt werden können.

Als Nachweis für die Nutzung eines entsprechenden Kassensystems genügt die Dokumentation beispielsweise in Form einer Bestätigungen des Kassenherstellers.

 

Elektronische oder computergestützte Kassensysteme, die mit den neuesten technischen Sicherheitseinrichtungen (TSE) ausgerüstet werden können oder nach dem 01.01.2020 erworben werden, sind von dieser Ausnahmeregelung jedoch ausgenommen. So wird beispielsweise ein Sicherheitsmodul, das die Kasseneingaben protokolliert, ein Speichermedium sowie eine digitale Schnittstelle zum Datenexport benötigt. Dadurch wird das Protokollieren und Speichern aller Transaktionen im einheitlichen Format ermöglicht und jegliche Kontrolle im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung oder mittels einer Kassen-Nachschau erleichtert. Zudem werden nachträgliche Veränderungen der Daten auf diese Weise verhindert. Aufgrund des aktuellen Technikstandes existieren derzeit jedoch noch keine TSE-zertifizierten Kassensysteme auf dem Markt. Aus diesem Grund hat das Bundesfinanzministerium nach längerem Widerstand beschlossen, fehlende Umsetzungen bis zum 30. September 2020 nicht zu beanstanden.

Jeder Händler, der sich ein elektronisches oder computergestütztes Kassensystem ab dem 01.01.2020 anschafft, muss dies dem zuständigen Finanzamt mitteilen. Nutzt er stattdessen ein älteres, aber aufrüstbares Kassensystem verlängert sich die Meldefrist entsprechend bis zum 31.12.2020. Selbstverständlich gilt die Meldepflicht nicht für Händler, deren Registrierkassen von der oben genannten Übergangsregelung bis zum 31.12.2022 erfasst werden. Sowohl die Anzahl, als auch die Art der eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssysteme müssen angegeben werden. Des Weiteren muss der Händler Auskunft darüber erteilen, welche technischen Sicherheitseinrichtungen verwendet werden und wann der Einsatz des verwendeten Kassensystems beginnt sowie voraussichtlich endet. Die Mitteilung selbst kann nur mittels eines amtlich vorgeschriebenen Vordrucks nach § 146a Abs. 4 AO erfolgen. Fragen Sie hier im Zweifel Ihren Steuerberater.

Durch das neue Gesetz soll die lückenlose Dokumentation aller Transaktionen sichergestellt werden. Ein Händler muss sein Kassensystem daher so einstellen, dass jeder Tastendruck automatisch aufgezeichnet wird und nach jeder Einnahme ein Kassenbeleg herausgegeben werden kann. Die Angaben auf dem ausgegebenen Beleg können solch einem elektronischen Aufzeichnungssystem einfacher zugeordnet werden und sind laut Bundesfinanzministerium daher auch leichter überprüfbar. 

Der Kunde muss aber den ausgedruckten Kaufbeleg nicht annehmen.

Händler, für die solch eine Belegausgabe sachlich oder persönlich unzumutbar ist und deren Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen verkauft werden, sollen von dieser Pflicht ausgenommen werden. Wann genau eine Unzumutbarkeit vorliegt und welche Branchen von dieser Ausnahmeregelung betroffen sein werden, soll im Einzelfall entschieden werden. Dem Händler ist somit anzuraten, sich bei den Finanzbehörden frühzeitig darüber zu informieren, ob sein Gewerbe zu diesem Ausnahmefall gehört.

Vorsorglich weisen wir Sie jedoch darauf hin, dass Aufrüstungskosten des Kassensystems nicht als sachliche Härte anerkannt werden können. Die Belegausgabepflicht soll jedoch keinesfalls technologiegebunden sein. Ob die Belege alternativ zum Ausdruck beispielsweise per Mail oder auf das Smartphone des Kunden übermittelt werden, bleibt somit auch zukünftig dem Händler überlassen. Sollte ein computergestütztes Kassensystem trotz allem nicht in Frage kommen, muss jede Transaktion manuell erfasst werden, um sie für das Finanzamt nachvollziehbar zu machen.

Nach § 379 AO stehen dem Finanzamt bußgeldrechtliche Ahndungsmöglichkeiten zu. Danach kann bei einem Verstoß mit einer Geldbuße von bis zu 25.000 Euro gerechnet werden. Die Festsetzung eines Zwangsmittels kommt nach der Abgabenordnung jedoch nur dann in Frage, wenn Handlungspflichten bestehen. Daher sind Zwangsmaßnahmen lediglich bei einem Verstoß gegen die Belegausgabe- sowie die Mitteilungspflicht zu erwarten. In jedem Fall empfehlen wir Ihnen sich rechtzeitig mit Ihrem Kassenhersteller in Verbindung zu setzen, um den erhöhte Anforderungen des neuen Gesetzes gerecht werden zu können. 

 

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